Як відкрити фірму в Польщі – покрокова інструкція

Ласкаво просимо до статті, завдяки якій ви раз і назавжди зрозумієте, як виглядає процес відкриття ТОВ в Польщі. Дочитайте цей матеріал до кінця і ви дізнаєтеся:

• способи реєстрації фірми в Польщі і що для цього потрібно;
• відкриття бізнесу онлайн;
• реєстрація фірми в Польщі через нотаріуса (оффлайн);
• бюджет;
• яка ціна компанії в Польщі;
• постійні витрати на утримання юридичної особи;
• терміни;
• як швидко можна відкрити свій бізнес;
• скільки триватиме реєстрування в польському суді;
• обов’язкові дії після оформлення.

Відкриття бізнесу в Польщі покроковий алгоритм дій

Для нас відкриття фірми в Польщі починається не з самої реєстрації юрособи, а з опрацювання стратегії та фундаменту. Нижче ми склали для вас покроковий чек-лист дій, як би ми відкривали бізнес в Польщі з нуля в 2020-2021 році.

• Крок №1 Пошук бізнес ідеї або ніші для старту
• Крок №2 Аналіз бізнес-напрямку
• Крок №3 Розробка стратегії виходу на польський ринок
• Крок №4 Тестовий вихід на польський ринок
• Крок №5 Юридичне оформлення компанії
• Крок №6 Маркетинг та продаж на польський ринок
• Крок №7 Управління та розвиток проекту, а також масштабування

Головна теза — відкрити підприємство в Польщі, не дорівнює успішно запустити бізнес.

Більше про те, як ми виводимо компанії на польський ринок:

Старт і розвиток бізнесу в Польщі

Станислав Цыс

Керівник компанії UniConsulting

Отримати консультацію

Плануєте запустити бізнес у Польщі? Відкрити компанію або приватне підприємство? Допоможемо вивести ваш бізнес на польський ринок з нуля до перших продажів. Розробимо: стратегію виходу на польський ринок, відкриємо віддалено юр.особу чи ФОП, займемося бухгалтерією та оформленням ваших співробітників. Залиште заявку на вступну консультацію

Робити бізнес в РП чи ні, говоримо в цьому матеріалі:

Реєстрація компанії в Польщі

Перед зануренням в процес є кілька важливих коментарів:

1) Ми будемо говорити про реєстрацію юридичної особи в Польщі. Чи не ПП / ВП, а юридична особа. Щоб стати ПП, потрібно мати:

• Pobyt Stały — Постійне місце проживання в РП
• Rezydent długoterminowy UE — Карта резидента Євросоюзу
• Pobyt Czasowy – дозвіл на тимчасове, при цьому ви одружені з поляком
• Карта Поляка
• Студенти до 26 років на денній формі навчання
• Є ще варіанти, але це основні

2) У цій статті я розповім про відкриття фірми в Польщі формату ТОВ. Це найпоширеніша форма реєстрації юридичної особи — для іноземців та самих поляків. В РП це називається Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, скорочено: sp z.o.o.

Переваги відкриття бізнесу в Польщі для іноземців

Переваги і характеристики такої юридичної особи представлені нижче. Ви як підприємець повинні розуміти “на що підписуєтесь”, уважно прочитайте список нижче:

• Мінімальний статутний капітал спулкі всього 5 000 zt (приблизно 1250 євро)
• Власники ризикують тільки статутним капіталом і активами sp z.o.o., а не власним майном. Звичайно винятком можуть бути порушення законодавства і махінації, тоді можуть забрати все 🙂
• Будь-який іноземець: українець, білорус, росіянин може реєструвати цю форму власності.
• Можливість відкрити фірму в Польщі онлайн
• Швидка реєстрація в суді. Якщо відразу правильно подати всі документи, в середньому 7-10 днів.
• Мінімальний набір документів від фізособи: закордонний паспорт з актуальним терміном дії.
• Учасники підприємства мають рівноправне до розміру їх частки кількість голосів. Іншими словами, частка в 40% компанії дорівнює 40% голосів.
• Широкі можливості для встановлення домовленостей, прав і обов’язків співвласників в статуті ТОВ. Це ваша внутрішня конституція, її можна прописати під себе.
• Можливість кожного партнера контролювати фінанси, дивитися звітність, виконувати грошові операції.
• Немає зобов’язань по найму польських громадян.
• 9% податок на чистий прибуток до моменту, поки компанія не зробила виручку в 1200000 EUR. Потім — 19%. Наприклад, в Німеччині — 30% в Естонії — 21%
• Немає обов’язкових вимог про покупку нерухомості або інвестицій.
• Можна на основі бізнесу отримати посвідку на проживання в РП, а можна навіть не перебувати фізично на польській території і вести його віддалено
• Відкриття підприємництва в Польській Республіці може здійснюватися як однією фізичною особою, так і групою засновників. Частками в компанії може володіти інша юридична особа.
• Можливість власникам виводити дивіденди в будь-який момент, а не в кінці року.
• Можливість внести в компанію “прокурента” (людина, що займається всіма справами, поки вас немає на місці)
• Низька вартість безпосередньо внесення в реєстр sp zoo в суді: 350 zt
• Зручний спосіб змінювати будь-які дані в фірмі через інтернет

Оберіть спосіб реєстрації компанії в Польщі

РП досить лояльна до іноземних громадян і дає можливість швидкого і простого старту підприємництва для нерезидентів. Оформити спулку можна як з фізичною присутністю, так і онлайн. Нижче ми зробили порівняльну таблицю.

Порівняльна таблиця реєстрації компаній

Місцеве законодавство дозволяє нерезиденту відкрити sp z.o.o. двома способами:

1) Нотаріальне оформлення. Фізична присутність необов’язкова (потрібно виписувати нотаріальні довіреності, якщо хочете зробити все віддалено).

2) Онлайн-оформлення проводиться через систему S24, фізична присутність не потрібна, але необхідні електронні підписи всіх членів правління. Знову ж їх можна зробити віддалено або по приїзду.

Звичайно найдешевшим, вигідним і способом, який закриває всі питання — є онлайн відкриття фірми в Польщі з приїздом сюди. При цьому приїзд потрібен для того, щоб зробити підписи, а сама реєстрація робиться через інтренет. Фактично нотаріальна процедура стає менш актуальною і її обирає лише невелика кількість підприємців. Це пов’язано з більш дорогою і тривалою процедурою реєстрації компанії через нотаріуса, яка може затягнутися на термін від 30 до 60 днів. Перевагами оформлення у нотаріуса є:

• персоналізований статут, де в деталях можна прописати права і зобов’язання кожної із засновників (при онлайн-способі це обмежено);
• додатковий захист від шахрайських дій, таких як зміна членів правління або підписання договорів від вашого імені. Адже в суд подаються зразки підписів всіх заявників (при онлайн-оформленні, для цього потрібні окремі дії після реєстрації спулкі).

З досвіду наших клієнтів 95% бізнесменів обирає онлайн реєстрацію компанії і більшість з них приїжджає сюди і за фактом цим займається, зазвичай поєднуючи “приємне з корисним”. Знайомляться з партнером, який займається реєстрацією ТОВ для них, дивляться польські міста, налагоджують контакти.

Відкрити спулку в Польщі самостійно або через посередника, я говорю в цьому відео:

Тепер починається найцікавіше. Щоб відкрити бізнес в Польщі через інтернет, вам потрібно мати“profil zaufany ePUAP”, або електронний підпис (kwalifikowany podpis elektroniczny). Все це потрібно мати для кожного члена правління. Так як ми займаємося бізнесом в РП вже 6 + років, з упевненістю можу сказати — отримання profil zaufany ePUAP, який можливо зареєструвати тільки при наявності номера PESEL, кращий варіант. Цей PESEL може переслідувати вас всюди:

• Подача річної звітності
• Відкриття рахунку в банку
• Реєстрування автомобіля і т.д.

Реєстрація фірми в Польщі онлайн

Перш ніж приступити до основного етапу онлайн відкриття “спулкі” в Польщі, слід отримати цифровий підпис.

Спосіб №1 зробити ePUAP.

Спосіб №2 отримати електронний підпис (kwalifikowany podpis elektroniczny).

Отримання номера PESEL для реєстрації profil zaufany ePUAP

На скріншоті видно, що в момент реєстрації https://pz.gov.pl/pz/register є обов’язкове поле PESEL. Такий номер присвоюється фізичній особі на підставі “podstawy prawne” (правової основи).

Як зробити номер PESEL в Польщі для відкриття фірми

Що потрібно для отримання ідентифікаційного номера для фізичних осіб — PESEL? Номер PESEL, він же аналог ідентифікаційного номера видається на основі:

• Польської прописки більш ніж на 31 день (найпопулярніший варіант)
• На підставі того, що ви хочете відкривати фірму в Польщі (менш популярно і ризиковано)
• На підставі трудового договору (автоматично)

У кожному випадку номер PESEL видається відразу ж. Але існує проблема — через великі черги і маси посередників, просто так потрапити в такий держорган не можна. Тому рекомендую звертатися до професіоналів за такою допомогою.

Підтвердження профілю ePUAP

Після отримання PESEL і авторизації на сайті, протягом 14 днів ви повинні підтвердити свою особу. Тільки після цього, система буде здатна ідентифікувати вас онлайн, і ви зможете робити необхідне оформлення sp z.o.o. Існує два зручних способа підтвердити свій профіль:

• Через банк, де у вас відкритий рахунок для фізичної особи
• Через різного роду державні установи

Ми рекомендуємо другий спосіб. В цьому випадку ви зможете без проблем передати логін і пароль партнеру, який буде відкривати для вас фірму в Польщі і потім його просто поміняти. На відміну від банківського пароля, який давати нікому не рекомендується.

Отримання електронного ключа для відкриття спулкі

Другий спосіб, яким ви можете підписувати документи онлайн і зареєструвати компанію — отримання електронного ключа kwalifikowany podpis elektroniczny. Більше інформації про цей ключ, які види документів їм підписують, читайте на офіційному сайті польського уряду: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany

Ми ж розповімо, як це робиться на практиці. Заходимо на сайт офіційного реєстру компаній, що видають такі ключі і знаходимо компанію, в якій хочемо купити ключ: https://www.nccert.pl/crl.htm

Сам по собі ключ це по суті флешка / диск зі спеціальним кодом. Заповнюємо заявку на сайті, приїжджаємо і забираємо ключ з підтвердженням своєї особистості.

Важливо:

1. Переконайтеся в можливості відкривати цим ключем компанію в системі s24
2. Переконайтеся в сумісності систем. З досвіду — одному нашому товаришеві видали флешку, що працює тільки на windows, хоча у нього система macOS
3. Такі ключі має право видавати тільки сертифікований партнер і тільки громадянин РП

З чого починається реєстрація фірми в Польщі

Отже, у вас є спосіб підписувати документи. Далі йдемо на сайт: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ і створюємо аккаунт, де буде проводитися подальша реєстрація та відкриття компанії в Польщі, оплата заяви в суд і підписання документів електронним ключем. Ми не будемо робити технічну інструкцію, це займе багато часу і з усім розібратися відразу не вийде. Тому далі розповімо про головні моменти і нюанси, про які важливо пам’ятати.

Крок №1 Організаційні процеси

Під час відкриття ТОВ є багато тонкощів, які потрібно врахувати. На перший погляд це очевидні і прості речі, але потрібно розуміти, як їх правильно трактувати. Більшість статей в інтернеті пише про те, що для відкриття фірми в Польщі вам потрібно:

• Назва sp z.o.o
• Види діяльності (PKD)
• Юридична адреса
• І розподілити частки між власниками фірми

Більше про те, хто такий президент компанії і засновники:

Але, друзі, я вас запевняю — це лише вершина айсберга. Насправді, є ще багато питань і “налаштувань” вашої спулкі, що впливають на її подальше існування. Нижче список моментів, які важливо врахувати при реєстрації.

• Місце реєстрації компанії в Польщі
• Хто буде Prezes zarządu (президент фірми)
• Кількість членів правління і їх частки в спулке
• Дані кожного засновника (Важливо: вписати ім’я та прізвище як у закордонному паспорті (латиницею). Необхідно вписати: 1. Прізвище та ім’я, 2. Адреса фактичного проживання з індексом, 3. Адреса для отримання кореспонденції на території РП, 4. Серія і номер закордонного паспорта, дата видачі та закінчення, 5. Номер PESEL (якщо є), 6. Громадянство, 7. Ім’я батька і матері)
• Який статутний капітал в sp z.o.o ви плануєте робити?
• Розподіл часток в компанії
• Чи можуть власники без загального голосування продавати свої частки?
• Керуючий орган (Хто буде управляючим органом фірми і матиме право представляти її інтереси і підписувати документи? Зазвичай це власники, але бувають і наймані співробітники)
• Одноосібне право підпису і представлення інтересів фірми
• Право самостійно приймати рішення, в 2 рази перевищує статутний капітал
• Види діяльності (необхідно вибрати 10 видів, які будуть видні в KRS)
• Основний вид діяльності бізнесу
• Термін діяльності компанії
• Перший рік фінансової звітності

На тему фішок і корисних порад з відкриття та ведення бізнесу в Польській Республіці, раджу подивитися це відео:

Крок №2 Безпосередня реєстрація бізнесу

Далі простіше. Маючи відповіді на питання з минулого розділу, приступайте до реєстрації в системі. Система s24 не ідеальна. Має властивість “гальмувати”, тому наберіться терпіння 🙂

Як робиться реєстрація бізнесу в Польщі в форматі відео:

Крок №3 Підписання документів і оплата заяви

Після того як ви створите всі документи в системі, можна оплатити вашу заяву до суду і після успішної оплати документи автоматично відправляються в той суд, який закріплений під юридичну адресу, вказану при реєстрації фірми. Важливіше інше: під час підписання паперів є ще ряд “освядчень”, про які ніхто не говорить. Без них вашу фірму просто не зареєструють:

1. Oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń (заяви члена правління про адресу кореспонденції на польській території)
2. Oświadczenie członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego (заява членів правління про внесення вкладів на покриття статутного капіталу)
3. Oświadczenia do KRS o statusie cudzoziemca (заява про статус іноземця в РП)
4. Umowa spółki z oo (Статут компанії)
5. Lista wspólników (Лист співвласників)

Крок №4 Отримання номера KRS, REGION, NIP

Якщо всі дані заповнені правильно і документи “пройшли” в суді, протягом 7 днів компанія буде зареєстрована. Іноді просять донести / переробити якісь документи. Можуть попросити довідку про несудимість. У будь-якому випадку після 7-денного періоду ви можете перевіряти дані своєї компанії в системі KRS, за цим посиланням.

Введіть назву своєї компанії в пошуку і завантажуєте виписку з KRS.

Кожній компанії в РП присвоюється персональний NIP (номер платника податків), REGON (статистичний номер) і KRS (по ньому вас можна знайти в онлайн реєстрі підприємців). Це і є готова фірма в Польщі.

Крок №5 Відкриття банківського рахунку

Складно уявити сучасне підприємство, яке працює без розрахункового рахунку. Після отримання виписки з KRS (по суті це і є ваша фірма). На офіційному сайті по бізнесу в Польській Республіці є цілий список рекомендованих вам банків:

Обираєте будь-який або кілька і йдете відкривати рахунок. Зазвичай процедура займає один день, але деякі банки висилають ваше прохання про відкриття рахунку в головний офіс. Там рішення приймається протягом двох днів. І до речі, може прийти відмова. Фактом відкриття є номер банківського рахунку (numer rachunku bankowego) і ваші доступи як власника рахунку. За бажанням можна попросити пластикову карту для платежів в місті.

Крок №6 Реєстрація в інших обов’язкових інстанціях

Фірма відкрита. Чи можна починати підприємницьку діяльність? Ні. Є ряд дій і необхідних реєстрацій, що вимагаються від чинного законодавства. А саме:

1. Підписання договору з бухгалтерією і юридичною адресою. Найважливіший пункт. Вибравши правильного партнера тут на старті, ви зможете заощадити багато часу і сил.
2. Оформлення в фонді соціального страхування (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności)
3. Реєстрація в податковій і в статистичному органі. Głównego Urzędu Statystycznego i urzędu skarbowego (w ciągu 21 dni od rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym)
4. Реєстрація вашого рахунку в CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) Спеціальна база білих платників. Детальніше тут.
5. Реєстрація платника ПДВ (VAT). Робиться або відразу за вашим бажанням, або після того, як ваша компанія зробила оборот в 200 тисяч злотих. Докладніше.

Як не потрапити на мільйонні штрафи в РП:

Але і це ще не все. Є такі види діяльності, що вимагають спеціальних дозволів, реєстрацій і т.д. Про це докладніше пишемо тут.

Ось приклад, якщо вам необхідно зареєструватися для реалізації свого продукту на B2C ринок:

Коли ми допомагаємо відкривати фірму в Польщі, ми наперед опрацьовуємо цілий список інструментів, які будемо реєструвати для клієнта, наприклад:

• Допомога в авторизації в paypal і інтеграція з юр.рахунком
• Печатка компанії (без узгодження проекту)
• Профіль в gov.pl (Головний сервіс послуг РП)
• Профіль в ZUS (фонд соціального страхування)
• Оформити дозвіл на роботу для співробітників
• Податися на отримання номера EORI
• Податися на отримання довідки А1 (потрібна для делегування співробітників на роботу за кордон)

Разом. Електронна процедура реєстрації фірми в Польщі включає в себе кілька Кроків (беремо найідеальніший варіант):

1. Отримання ідентифікаційного номера для фізичних осіб PESEL.
2. Отримання електронного підпису на Платформі Державних Послуг — системі ePUAP.
3. Підтвердження профілю ePUAP
4. Подача заяви в системі S24, причому ми беремо на себе заповнення форми, від вас буде потрібно тільки підпис, з яким ми допомагаємо. Далі заява направляється в суд.
5. Відкриття банківського рахунку.
6. Реєстрація в інших органах і службах.

Фірма в Польщі для українців, білорусів, росіян і т.д.

Часте питання яке нам задають. Чи відрізняється процес відкриття і ведення компанії в Польщі для українців, білорусів чи росіян? Відповідь проста: — Ні! Громадянство не впливає на процес відкриття юридичної особи в Польській Республіці.

Єдине, що мені було б корисно дізнатися ще 6 років тому, це поняття: “Działalność nierejestrowa” — незареєстрована діяльність в РП. Діяльність, при якій можна не платити ніяких податків. Підходить для тестування попиту на польському ринку, чи буде затребуваний ваш продукт.

Там багато нюансів тому раджу читати першоджерело.

Головне — “W 2020 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 2600 zł, a zatem 50 proc. to 1300 zł”. Поки ви не зробили виручку 1 300 zł, ви можете не реєструвати діяльність.

Скільки коштує відкриття і ведення фірми в Польщі

На завершення даємо вам конкретні цифри по ринку з витратами, які вас чекають. Важливо розуміти — це середні ринкові ціни. Всі зі списку нижче можна зробити безкоштовно або умовно безкоштовно, знаючи як і маючи на це час.

1. 400 – 1000 євро відкриття sp z.o.o з партнером. [Одноразово]
2. Песель / Підпис — 50-100 євро за людину [Одноразово]
3. Юр. адреса — 25 євро / місяць
4. Бухгалтерія — 100 – 150 євро / місяць
5. Печатка фірми — 10 євро [Одноразово]

Це мінімальний набір витрат, який очікує вас, як постійних так і змінних, тому що бухгалтерія в РП рахується від кількості документів в місяць. Але є ще податкова складова, про яку ми говоримо в цій статті.