Для іноземних підприємців одним із ключових моментів є вибір надійної та зручної програми для генерування рахунків-фактур у Польщі. Вона допомагає суттєво полегшити виконання повсякденних ділових завдань та заощадити час. Якщо ви ще з якихось причин не користуєтеся цим інструментом або плануєте впровадити його у свій бізнес, тоді важливо ознайомитися з підказками, на що варто звернути увагу при виборі конкретного програмного забезпечення.
10 основних факторів, що визначають вибір програми для виставлення фактур
1. Усі типи документів
В ідеалі обраний вами софт повинен мати широкий функціонал: генерувати будь-який тип документа: фактури, квитанції, чеки, товарні листи й т.д. Цей функціонал може стати в пригоді для бізнесу, і потім не доведеться знову шукати та переходити на більш функціональне програмне забезпечення.
2. Міжнародні або двомовні фактури у Польщі
Підприємці РП дедалі частіше починають працювати у міжнародному масштабі чи мають закордонних партнерів. Здатність створення рахунків-фактур різними мовами, відповідно до стандартів окремо взятої країни, полегшить співпрацю і розширить можливості. Тому варто відразу інвестувати в програму, яка має вищезазначену функцію.
3. Конфігурація
Переконайтеся, що в програмі є ручна настройка параметрів для конкретної галузі. Завдяки цьому, ви не загубитесь серед усіх доступних функцій і зможете відразу відсортувати лише актуальні для вашого бізнесу. А ще зможете персоналізувати зовнішній вигляд рахунків, використовуючи запропоновані шаблони, розмістити власний логотип або печатку, зробивши документ більш професійним.
4. Доступ до бухгалтера
При виборі програми для виставлення рахунків-фактур у Польщі уточніть, чи дозволяє її функціонал приєднати до вашого облікового запису бухгалтера. Це помітно полегшить обмін інформацією, оскільки не доведеться надсилати ті чи інші документи окремо. Бухгалтер зможе самостійно завантажити необхідну для звітів документацію або згенерувати файл JPK безпосередньо з вашого облікового запису.
5. Автоплатежі
Якщо вибраний вами софт матиме функцію автоплатежів, ваші клієнти зможуть швидше оформляти та оплачувати замовлення. Ви ж отримаєте впевненість у більш оперативному надходженні грошей на рахунок.
6. Генерація файлів JPK
Ще одним плюсом непоганого ПЗ є можливість генерування файлу JPK. Робиться це за лічені хвилини на підставі даних, які були введені в систему. Завдання підприємця — лише простежити, щоб у системі були присутні всі необхідні документи та дані.
7. Інтеграція з платформами e-commerce
Тим, хто займається онлайн-продажами, важливо, щоб програма фактурування була здатна до інтеграції з різними платформами електронної комерції. Основною перевагою цього стане автоматичне генерування фактур та їхнє відправлення клієнту.
8. Хмарне зберігання даних
Якщо ви хочете мати доступ до своїх даних та можливість виставляти фактури з будь-якого пристрою у будь-якій точці світу, тоді необхідно вибрати програму, яка створює рахунки на основі моделі SaaS. Фактично йдеться про перенесення ПЗ у хмару. Можна спокійно їхати у відрядження, відпустку, міняти браузери — ситуація у фірмі завжди буде під контролем.
9. Техпідтримка клієнта
Іноді у програмному забезпеченні для виставлення фактур трапляється збій. У такій ситуації дуже важливо оперативно отримати технічну допомогу від розробника на розв’язання проблеми. Вибираючи програму, поцікавтеся, чи є можливість контактувати з відділом підтримки клієнтів, як відбувається комунікація та чи можлива вона взагалі.
10. Безпека даних
Надійний захист вашої компанії є не менш важливим моментом, ніж функціонал. Тому вибирайте ту програму фактурування, яка надає безпечні канали доступу до вашого облікового запису та забезпечує найвищий рівень захисту даних. Так само як у банках чи інших фінансових установах.
