Сьогодні мова піде про те, як зробити документи в Польщі швидко. У країнах СНД для прискорення оформлення або отримання документів часто використовують хабарництво. Звикнувши до такої практики, наші клієнти іноді просять прискорити цей процес за допомогою дзвінку. А десь це вважається łapówka, тобто хабарем. Існують легальні способи, як можна прискорити процес подачі, отримання документації або дозволів. Ми поділимося нашим топом нижче.
Робіть все онлайн
І перша рекомендація в 2021 році — робіть, що можливо, онлайн. Більшість бланків, анкет, внески (wniosek — заява), дозволів можна відправляти і отримувати віддалено. А в зв’язку з карантином, в більшість держустанов не можна приходити. Щоб оформити документи в Польщі підходять сайти першоджерела. На сайті biznes.gov.pl є відповіді на більшість запитів, пов’язаних з підприємницькою діяльністю — інструкції, онлайн-форми, переліки документації, вартість внеска. У більшості випадків, мінімальні дії — заповнення онлайн-форми і оплата послуги з прикріпленим підтвердженням.
Відкрити фірму віддалено набагато швидше і дешевше, ніж через нотаріуса. Освядченіє про праце (дозвіл на роботу терміном до півроку) набагато комфортніше зробити онлайн, заповнивши форму, не виходячи з дому, ніж їхати в Кракові в ужонд, стояти в черзі і подавати вручну. Нещодавно ми робили для двох клієнтів довідки про відсутність боргів в Кракові на краківські компанії. Першу довідку вирішили запросити онлайн, вона була готова в той же день і вислана на пошту. Другу клієнт захотів з мокрою печаткою, ця довідка по Кракову йшла тиждень. Тому, якщо установі підходить формат з електронним підписом, сміливо користуйтеся цим способом.
Уточніть список документації
Щоб зробити документи в Польщі швидко, відразу дізнавайтеся повний список необхідних документів і питання, які можуть задати. Наприклад, ви подали на карту побиту по бізнесу, в більшості випадків, вас запитають довідку про відсутність боргів на фірмі перед податковою і ZUS. Підготуйте їх заздалегідь, щоб не відтягувати свій же процес отримання карти. Другий приклад з ПДВ, реєструючи міжнародний VAT EU, інспектор просить показати активність фірми, договори, сайт. Знаючи це, ви можете заздалегідь підготувати сайт, договори, інвойси та фактури з клієнтами, щоб не витрачати на це час.
Необов’язково все заповнювати
Не всі поля в анкетах і внески обов’язкові до заповнення. Перший раз подаючи на карту побиту і завантажуючи шаблон, побачите багато додатків, все не потрібно заповнювати. Це ж стосується подачі на pesel. Роблячи клієнтам песель, ми заповнюємо довгу анкету, в ній є незрозумілі пункти — імена прізвища батьків, дівоче прізвище матері, статус сімейного стану, остання подія, пов’язана з сімейним станом (весілля, розлучення, смерть близької людини тощо). Насправді потрібно кілька галочок поставити, кілька рядків заповнити, підписати і вислати заявки.
Профіль ePuap
Зробіть собі профіль ePuap (на підставі pesel). З ним простіше і швидше вирішувати віддалено багато речей. Наведемо приклад. Ми реєструємо фірми через нотаріуса, а так само через довірений профіль і електронний підпис. Шлях з нотаріусом довгий, а ось ситуація з реєстрацією бізнесу онлайн за допомогою ePuap або електронного підпису така: в Гданську реєстрували дві фірми, з ЕЦП процес зайняв півтора місяця, з такими ж параметрами, але з профілем ePuap — три дні. Ми дзвонили в KRS і питали про причини такої затримки по першій компанії, в суді сказали, через відсутність у іноземця довіренного профілю, доводиться розсилати листи і запити в різні інстанції для перевірки кожного члена правління. З ePuap в Польщі таких ситуацій не виникає.
Забудьте про чорну ручку
Підписуйте все синьою ручкою, в держінстанціях до цього можуть причепитися. У нас був випадок, річна звітність була підписана чорною ручкою і в податковій причепилися до цього і сказали, що це не живий підпис, а скан. Довелося йти в суді підписувати ще раз синіми чорнилами.
Дізнайтеся номер своєї справи і беріть трубку
Дізнаєтеся номер справи, щоб швидко оформити документи в Польщі. Якщо ви відправили заявку і відповідь не приходить вчасно, можна зателефонувати і дізнатися статус і причину затримки. Бувають ситуації — система не побачила відправлені документи або у інспектора залишилися питання. Знаючи номер справи, є шанс прискорити процес в телефонному режимі.
Виходячи з цього — тримайте телефон увімкненим. Іноді інспектор сам дзвонить для уточнення інформації. Якщо ви не відповісте, він швидше за все відкладе вашу справу. А якщо побачивши пропущений, вирішите передзвонити в ужонд у справах іноземців, це зробити дуже складно.
Двомовні договори і переклади
Переводите іноземні папери на польську мову, часто це вимагають робити у присяжного перекладача. Щоб оформити документи в Польщі швидше, робіть це відразу. Припустимо, ви подали перший раз на карту побиту, необхідно перевести ваше свідоцтво про народження у присяжного перекладача. Для песеля потрібен переклад нотаріального доручення вашого паспорта у спеціального перекладача, інший не підійде. Підписані договори з іноземною компанією, які потрібно показати інспектору, краще переводити на польську і англійську мови.
Якщо ваш час дорожче — заплатіть
Дізнаєтеся вартість отримання потрібного документу у фахівців. Іноді, щоб розібратися в процесі, треба витратити багато часу. У підприємця зазвичай час дорогий. Простіше заплатити 50-100-200 злотих, щоб для вас вирішили питання “під ключ”, ніж самому розбиратися, особливо, якщо процес не повторюється, а одноразовий.
Бонус
Щоб уникнути стресу, дізнавайтеся, від якого числа або дати набирає чинності потрібний вам дозвіл. ПДВ під ваш вид діяльності можна користуватися на наступний день після подачі заповнення анкети та внеска на реєстрацію ПДВ, не потрібно чекати появи в системі. Або наприклад, ви не встигаєте податися на карту побиту — надішліть поштою внесок і оплату. Це мінімальна необхідність. Квитанція з пошти про відправку в ужонд у справах іноземців вже є свідченням легального перебування. Хоча документи в ужонд можуть прийти тільки через 2-4 тижні.
Це були лайфхаки від команди Uniconsulting.group, якщо вам потрібно зробити документи в Польщі швидко, залишайте заявку на сайті.
