Як відкрити фірму в Польщі віддалено і управляти бізнесом на відстані

Прочитавши статтю, ви дізнаєтеся: чи можна відкрити фірму в Польщі онлайн. Нюанси і обмеження, з якими особисто зіткнулися ми. Дамо вам список конкретних інструментів, які допоможуть керувати бізнесом, перебуваючи в іншій країні. Не всі збираються жити в РП. Хтось їздить у відрядження. Або існує інша причина, навіщо вам потрібен бізнес в Польщі віддалено.

Ми підготували відео, кому зручніше дивитися, а не читати.

Польща — це не країна в смартфоні. Краще України, Росії та Білорусі, але не так розвинена, як Англія чи Естонія. Існує незручний обмежувач — отримання ІПН (номера платника податків). Номер присвоюється фізособі, щоб відкрити фірму в Польщі онлайн або через нотаріуса. Це два способи реєстрації компанії.

Що потрібно, щоб вести бізнес в Польщі віддалено

Визначте керівника польської фірми

Керівник відповідає за все, що відбувається в компанії і несе фінансову відповідальність, з нього запитує будь—яка перевірка. Це ядро фірми, може підписувати найвищого рівня документи.

Визначте спосіб підписання документів

Без цього неможливо вести бізнес онлайн. У Польщі потрібно підписувати багато документів. Два варіанти:

1. Отримати pesel — ідентифікаційний номер. Видається під кілька причин (робота, бізнес, прописка). Визначаєтеся з причиною, потім робите pesel, з його допомогою робите профіль ePUAP (Електронна Платформа Державних Послуг — Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) — безкоштовний інструмент, що дозволяє підписувати і мати цифровий підпис. Його необхідно підтвердити, в основному роблять через банк, де відкрито рахунок для фізособи.
2. Купити електронний підпис.

Відкрити банківський рахунок в Польщі

Неможливо зробити віддалено. Керівнику компанії необхідно приїхати в Польщу, відкрити компанію і банківський рахунок для юрособи. Зазвичай це робиться за один приїзд. Приїжджаєте на 5-7 днів, налаштовуєте інструменти, і можете управляти своєю справою з будь-якої точки.

Юридична адреса та бухгалтерія

У юрособи повинен бути бухгалтер, не обов’язково, але самому складно у всьому розібратися. Юридична адреса — віртуальний простір, який ви орендуєте, але по факту не перебуваєте. Необхідно заздалегідь подбати про важливі моменти — хто буде приймати кореспонденцію і передавати вам. Бувають ситуації — приходить рекомендований лист від Urządа skarbowy (податкової) або ZUS, його потрібно забрати на пошті. Рекомендуємо бухгалтерію і юрадресу мати в одному місці, щоб бухгалтери займалися кореспонденцією. Прийшов лист, бухгалтер його забрав, роздрукував, сфотографував і надіслав вам, або якщо має довіреність, забрав його на пошті.

Право підпису у всіх членів правління

У разі, якщо ви довіряєте партнерам, хочете комфортно вести бізнес в Польщі онлайн і менше приїжджати сюди. Коли тільки ви маєте право підписувати документи і перебуваєте, наприклад, в Пітері, а ваш партнер знаходиться в Варшаві, він не може зустрітися з клієнтом і підписати договір.

Не робіть печатку, по можливості

Згідно із законом ви маєте право ставити печатку або підписувати. Печатка повинна бути присутня на всіх документах. Ми не робили і не шкодуємо, довелося б з печаткою фізично ходити. Або робіть відразу кілька печаток, або не використовуйте зовсім.

Нотаріальне доручення в Польщі

Воно видається на людину, партнера, бухгалтера. Може видаватися на різного виду дії. Нюанс — краще видавати такі речі бухгалтеру або юристу, а не просто знайомій людині. Довіреності спрацьовують в 90% випадках, в 10% інспектор може не видавати якийсь папір, тому що необхідна особиста присутність власника. До бухгалтера, як правило, не виникає жодних питань.

Діджитал інструменти

1 Запасіться коворкінгом. Якщо треба провести зустріч, не завжди потрібно знімати офіс, витрачати на це гроші.

2 Придбайте польський номер або ip номер. Віртуальний ip номер, коштує 5 євро, підключається зазвичай через віртуальну АТС (сервіс Zadarma). Важливий для держави — це спосіб зв’язку з вами. Якщо ви подаєте заяву про zezwolenie na prace (дозвіл на роботу) для співробітника, вам може зателефонувати інспектор, щось уточнити, можливо перевірити.

Можете приймати дзвінки і дзвонити партнеру / клієнту, перебуваючи в своїй країні.

3 Сайт та пошта з польським доменом, для спілкування з місцевою громадою, на їх мові, з їх поштовим відправником — допоможе поліпшити комунікацію. У нашій компанії пошта російською мовою, і польські листи потрапляють в спам. Система думає, що лист на незрозумілій мові — це спам.

Ще кілька важливих моментів.

• Не втрачайте паролі до сервісів.
• Не втрачайте старі сім карти, якщо до них прив’язані паролі.

Для віддаленого управління підходять не всі види діяльності. Наприклад, ви торгуєте товаром, є імпорт-експорт та компанія знаходиться в РП, при реєстрації номера ПДВ (VAT) необхідно вказати місце складу, якщо хочете повернути ПДВ. А він тут повертається. Про це читайте статтю як використовувати свою польську фірму по максимуму. Інспектор може прийти на склад, щось подивитися або перевірити — тут не підійде віртуальна адреса.

Висновок:

Щоб вести бізнес в Польщі віддалено вам варто подбати про:

• спосіб реєстрації. Рекомендуємо реєстрацію онлайн, не через нотаріуса. Якщо потрібно щось змінити, треба міняти тільки через нотаріуса.
• електронний підпис або профілі ePUAP. Без цього неможливо управляти компанією.
• надійного помічника — бухгалтерська компанія, партнер, який живе в Польщі. Оформіть потрібні довіреності. Вони будуть провідником, вирішувати завдання, виконувати деяку операційну діяльність.

Якщо хочете більше дізнатися як вийти на польський ринок, відкрити тут компанію, ми можемо допомогти. Залишайте заявку, познайомимося і обговоримо ваш кейс.